3 verktyg som gör distansjobbet enklare

GoMonday

Grunden för att arbete ska flyta smidigt rent praktiskt är kommunikation och struktur. Här går vi igenom hur du kan använda de tre gratisverktygen Slack, Trello och Google Drive för att skapa en arbetsmiljö anpassad för distansjobb. Att sätta upp grunderna och bjuda in ditt team tar max några timmar.

Vi rekommenderar att du läser detta samtidigt som du har verktygen framför dig. På så vis kommer du få mer ut av läsningen och ha lättare att förstå vad som menas.

 

Slack

Ett chattverktyg där man kan ha olika kanaler/chattrum/channels för olika ämnen. Man kan skriva till varandra öppet i channels eller privat, skicka bilder, filer, länkar, you name it. 

Det är sannolikt betydligt lättare att kommunicera med varandra via Slack än via mail och telefon – speciellt om det är något som behöver diskuteras eller om flera personer behöver vara involverade. Struktur och etikettsregler är A och O för att det ska bli bra. 

Två grundregler

För att det inte ska bli ett virrvarr med diskussioner som går omlott eller ett hav av notiser att gå igenom för att hitta det som rör en själv så är två saker viktiga:

  1. Varje kanal har ett tydligt syfte
  2. Alla har notisinställningar så att man bara får notiser om man blir omnämnd: @carolina (en enskild person) / @channel (alla i kanalen)/ @here (alla som är inloggade) eller om någon svarar på en tråd som man följer (för att man aktivt valt att följa den, eller för att man har skrivit i den). Detta kräver såklart också att man pingar berörda personer när man skriver.

Kanaler

Gällande kanalerna så är det självklart individuellt beroende på organisation/avdelning. På Go Monday strukturerades det så här när två personer jobbade heltid och resterande jobbade extra, vissa mer andra mindre.

#at-a-glance: Om man har varit borta ett tag, eller har en roll där man inte hänger med i snacket så mycket, så kan man hålla sig uppdaterad om vad som händer på företaget genom att hålla sig uppdaterad här.
#content: Textproduktion, idéer till artiklar och input på material.
#dev: Teknisk utveckling, kodning och sådant.
#gits: Är kopplad till Github (verktyg för att göra ändringar i vår databas), så all aktivitet där syns även här.
#fikarummet: Privata saker, bilder från semestern, roliga klipp och recept som delas – precis som i vilket fikarum som helst.
#general: Som #fikarummet, fast professionellt. Här postas artiklar från branschen, berättar anekdoter om konversationer med kunder etc.
#”projectX”: Sådant som rör ett tillfälligt projekt.
#help-and-improve: För att dagligen fråga efter och be om input i leveransen till våra kunder.
#issue-reports: Felanmälan av buggar och tekniska problem.
#marketing: Marknadsföring – allt från idéer till rapporter om genomförda aktiviteter (den här gillar många att vara med i även om de inte jobbar med detta).
#operations: Blandade konversationer som rör de som jobbar med den dagliga verksamheten (till exempel kundtjänstärenden, fakturahantering etc.)
#orders: Praktisk info kring de ordrar vi får in.
#people-culture: Som HR-avdelningen –  lön, ledighet och företagskultur.
#sales: Försäljning och avtal med partners.
#stripe: Alla beställningar som betalas med kort visas automatiskt upp i den här kanalen. Det är trevligt att se pengarna komma in i den här formen, annars helt onödigt.
#success: Beröm till varandra och sig själv när någon gör något bra eller får positiv feedback.
#todos: Alla nya kort i Trello (läs mer nedan) syns här.
#ux-and-design: UX och design, helt enkelt.

Det är bra att tänka att kanalerna inte är skrivna i sten och att de ska få förändras i och med att organisationen förändras. En tumregel kan vara att dela upp en kanal i flera så fort den börjar kännas rörig. Testa och våga ändra om det inte funkar.

Etikettsregler

Det må låta fjantigt, men om man inte följer vissa etikettsregler så blir det väldigt förvirrat väldigt snabbt. Här är några regler som är bra att gå efter.

  • Man svarar på en kommentar genom att skapa en tråd (på så vis kan man diskutera flera saker parallellt i en kanal). Ju mer aktivitet i en kanal – desto viktigare är detta.
  • Numrera kommentarer med emojis för att göra det enkelt för mottagaren att hänga med på allt du skriver till dem.
  • Pinga inte @channel i onödan
  • Pinna meddelanden som man kan tänkas vilja gå tillbaka till ofta, till exempel ett semesterschema eller en lathund
  • Missbrukar gärna användandet av emojis och lägg till egna som ni tycker behövs. Det blir härligare stämning då – och faktiskt effektivt att svara med en emojis som alla vet vad de betyder ibland.

Snyggt är roligare

Ett enkelt knep för att göra det trevligare att jobba i Slack och samtidigt få in företagets färger i medarbetarnas vardag så kan man ändrat färgerna på Slack så att de passar företagets profil. Designen är enkel att dela. Man skulle kunna säga att det här är det digitala kontorets motsvarighet till att måla en fondvägg i organisationens färger på kontoret.

 

Trello

Verktyg för att ha koll på olika arbetsuppgifter som ska genomföras. Som en digital anslagstavla med post-it lappar. Genom att ha en gemensam digital anslagstavla kan man ha koll på vad man själv har att göra, vad kollegorna arbetar med och vad status är på varje arbetsuppgift. 

 

Board – själva anslagstavlan
Kort – varje uppgift, dvs själva post-it lappen
List – listor som korten struktureras efter

Kort

Man kan säga att ett kort är som en post-it – fast smartare. Det är ni själva som bestämmer vad som ska bli kort och vad som inte ska få vara det. Vi rekommenderar att allt som inte görs på en gång, eller som riskerar att glömmas bort, blir ett kort. Det gör ingenting om det både finns kort som “Svara kund som mailade i förmiddags” och “Fundera på nästa affärsområde”.

Viktigt att förstå redan nu är att det går att addera kommentarer i varje kort och föra diskussioner i dem. Om jag till exempel hade haft ett kort om att skriva den här artikeln så hade jag kunnat samla alla bilder som jag har med i artikeln, och noteringar om sådant som jag inte vill glömma att ta med när jag väl sätter mig och skriver. Himla smart! Mer om hur man kan anpassa varje kort lite senare…

Boards och lists – Olika struktur för olika behov

Varje organisation kommer ha olika behov för hur Trello struktureras. En rekommendation är att den främst anpassas efter de personer som främst arbetar i den (och inte chefen). Ha en board för varje avdelning, eller delavdelning. Låt sedan de medarbetare, kanske chefer, som arbetar med flera team vara med på fler.

Här är två exempel på hur vi på Go Monday strukturerade två olika boards för två vitt skilda avdelningar och behov.
En är för tekniska saker som ska göras; “Development”. Dit flyttas allt som utvecklarna ska göra. Den andra, huvud-boarden “Business operations”, är för allt annat som ska göras. De två olika boarden har helt olika struktur gällande vilka lists som finns och hur de används.

Den tekniska “Development”

Här är det indelat i olika tekniska delar; hemsidan, det interna systemet vi jobbar i, kundernas ordersystem etc. Varje list har ett priostreck som korten sorteras in under eller över beroende på prioritet. Det innebär att utvecklaren kan beta av det som behöver göras i en teknisk del i taget och får en snabb överblick över vad som behöver göras i respektive del. Det är alltså anpassat efter hur en utvecklare jobbar mest effektivt och för att hen skulle lägga så lite tid som möjligt på admin.

I övrigt är den uppbyggt på samma sätt som nedanstående board.

Huvud-boarden “Business operations”

Här är ett exempel på hur man kan strukturera alla kort. Följande list håller koll på alla kort:

“Redo att starta”; sådant som vi kommit fram till att vi en dag ska ta tag i och göra
“Väntar”; sådant som är redo eller pågående, men vi väntar in någonting först (antingen återkoppling från någon externt, eller på att ett visst datum ska passera – t.ex. att  lönerna ska göras ligger här)
“Just do it!”; allt vi håller på med NU. Det är veckobasis vi snackar alltså.
“Done”; Allt som är klart!
“Skit i (åtminstone just nu)”; här lägger vi allt som, med handen på hjärtat, inte kommer bli av. Men en vacker dag när vi inte har något att göra så tänker vi att vi kommer titta igenom den här listan och få feeling på att ta tag i några av dem – det känns bättre att lägga dem här än att slänga dem, och det känns bättre att sortera bort dem än låta dem ligga och ge ångest över att man inte gör dem.

Anpassa efter människorna som jobbar

Priostreck

Det kan vara bra att lägga till ett priostreck för att kunna väga olika korts prioritering mot varandra. Det finns inget inbyggt sådant i Trello (än), men man kan lätt göra ett eget på bilden nedan.  Över priostrecket lägger man sådant  som borde flyttas till “Just do it” så snart som möjligt. Under priostrecket ligger mindre akuta grejer. (Texten är alltså en bild som laddats upp.)

Etiketter

Ett annat tips är att ha färger för att visa hur mycket “tyngd” som ligger i kortet, eller om de är återkommande. Vissa kort tar ju fem minuter att beta av och vissa tar fem dagar. Färgerna, etiketterna, är ett sätt att inte skjuta upp de tyngre korten till fördel för de lättare, bara för att det är roligare att beta av flera små än ett större. Här exempel på etiketter:

Checklistor

Delar gärna upp ett kort i checklistor för att kunna känna att man kommer framåt även om man inte är klar.

Deadline

Sätt deadline på så mycket som möjligt. De återkommande korten (till exempel “Fixa lönerna” som flyttas mellan “Väntar” och “Just do it!” får ett nytt datum varje månad i samband med att det är klart och åker tillbaka till “Väntar”.

Tilldelning

Det här är viktigt: Varje kort är tilldelad någon. Om det inte är tilldelat kommer det inte göras. – det måste ha en ansvarig. När person X har någonting som ska göras på ett kort så är det person X det ligger på. Om person X behöver input från person Y för att fortsätta så tilldelas kortet till person Y och det skrivs en kommentar i kortet om vad det är som förväntas göras. När person Y är klar med det som förväntades av hen så tar hen bort sig själv och lägger till person X igen. Då är det solklart vem ärendet “ligger på” och ingenting faller mellan stolarna.

Tips! Trycker man på Q-tangenten så ser man enbart sina egna kort (glöm inte att tilldela “prio-strecken-korten” till alla).

Grunden till veckomötet

Varje vecka kan man ha ett möte där man går igenom vad som gjorts föregående vecka genom att titta i “Done”, och planera för kommande vecka. Hjälps åt att flytta kort till “Just do it!” för att vara överens om prioriteringen. Glöm inte att även sätta etiketter på korten!

 

Google Drive

Verktyg för att dela och skapa dokument med varandra digitalt utan att behöva komplicerade tekniska lösningar. Allt som behövs är en dator med uppkoppling till Internet. Här kan du skapa textdokument (som Word), presentationsmaterial (som Power Point) eller kalkyler (som Excel). Fördelen med Google Drive är att flera personer kan vara inne i samma dokument samtidigt, och att ändringarna visas i realtid. 

Det är inte mycket att säga om verktyget egentligen och de flesta är förmodligen väl bekanta med att navigera bland mappar och i olika program som liknar dessa. Men här är några tips för att hålla bra ordning och för att jobba smidigt i samma dokument.

  • Ha en bra, logisk och tydlig mappstruktur
  • Kommentera hejvilt i dokument som ni jobbar tillsammans med, och lös kommentarer allteftersom. Vi på Go Monday har tagit fram enorma mängder textmaterial (guider etc.) genom att jobba tight ihop, men utan att diskutera live eller på telefon (eller ens jobba samtidigt). Här kan man se hur störda vi blivit av det.
  • Pinga om man vill något!
  • Skapa en mapp som heter “Skit man jobbar med och kan slänga när man är klar” där ni lägger allt sådant som inte behöver tittas på sedan igen. Till exempel om man ska formulera ihop ett viktigt mail som sedan ska skickas, en kalkyl som bara är intressant just då etc. etc. Tack vare den så behöver ni inte “skräpa ner” de andra mapparna med dessa. Genialiskt!

 

Leda team på distans

Rådgivande samtal via telefon med en chefsrådgivare

 

Två andra bra verktyg för distansjobb:

Assently för att skicka och skriva under avtal

HelpScout för mailen – främst gemensamma inkorgar