5 utmaningar med distansjobb – enligt ledare och anställd

GoMonday

Två personer som har jobbat på distans länge – och därmed skulle kunna kallas proffs på området – är Carolina och Erik. Erik grundade Go Monday och strax därefter kom Carolina med in i bilden. Tillsammans har de byggt upp ett företag som helt jobbar på distans, och har under året stött på flera utmaningar med distansjobb. Givetvis så jobbade de aldrig i samma rum när allt det här skapades.

Att arbeta på distans har sina för- och nackdelar. Det finns en hel del svårigheter att tackla, som man inte möter på ett klassiskt kontor. Om man är medveten om dem så kan man säkerligen lättare hantera dem. Här listar Carolina och Erik sina 5 största utmaningar med distansjobb ur perspektiven ledare och anställd.

Utmaningar med distansjobb – anställd

Carolinas 5 punkter om att jobba på distans:

1. Självdisciplin

Det kan vara extremt svårt att faktiskt fokusera och jobba. Det är ibland som att man inte riktigt kommer igång när man aldrig lämnar hemmet på morgonen. Det har hänt mer än en gång att man börjar göra annat och tänker att man “tar igen det senare ikväll”, men att man sedan ångrar sig. Jag har extremt svårt att fokusera på jobb när jag har privata saker att göra, som jag kanske hade planerat att göra den kvällen (som att plocka undan på diskbänken, betala räkningar, boka en flygbiljett, lägga i en tvätt). Då börjar jag hellre med dem – och sen påbörjar jag arbetsdagen.

Tips:

  • Identifiera de saker som gör att man tappar fokus (att kolla på ett halvt avsnitt av någonting på Netflix när man äter lunch har aldrig funkat, till exempel)
  • Jobba inte i mjukisbyxor. Ta på dig kläder och gör dig iordning som om du skulle gått hemifrån.

2. När man inte förstår ett verktyg

Det kan vara extremt frustrerande när man ska göra någonting i ett verktyg och inte förstår hur man ska göra. Och man har ingen som snabbt kan ställa sig vid din dator och peka. Det gör att man tvingas försöka själv innan man frågar – eftersom att fråga blir så komplicerat i sig.

Tips:

  • Ta fram till inre Lisbeth Salander och försök på egen hand – du lär dig massa av att göra så!
  • Bli proffs på att ta skärmbilder och rita på dem, så andra förstår vad du menar när du stöter på problem.

3. Skillnaden mellan fritid och arbete

När är arbetsdagen egentligen slut om du varit hemma hela dagen? Om du ser att det kommer ett mail och du ändå är hemma med datorn bredvid dig – ska du svara eller vänta till imorgon? Och om du jobbar med en kompis, men ni sitter och småpratar emellanåt – jobbar du verkligen då?

Tips:

  • Sätt tydliga regler för dig själv och kommunicera dem till dina kollegor, så de vet vad de kan förvänta sig.
  • Tänk inte arbete som 8 timmar per dag som ska fyllas med effektivt arbete – se det uppgifter motsvarande 40 timmars arbete som ska bli klart på en vecka. Och klocka inte dig själv. Gå och handla mitt på dagen om det underlättar livet för dig – och jobba några timmar efter middagen om du blir sugen på det. Lita på att din moral och din glädje för ditt arbete håller koll på att du arbetar lagom mängd.

4. Framföra kritik

När jag är arg eller irriterad på en kollega så måste jag berätta det och tröskeln online är lite jobbigare att kliva över ibland. Om vi hade delat kontor och setts varje dag så hade hen kunnat märka att jag är lite distanstagande, irriterad i tonfallet eller suckar. På distans måste du aktivt framföra det här eftersom det inte kommer skina igenom det skrivna orden.

Tips:

  • Framför allvarlig kritik på telefon – men du kan boka mötet online och ge en snabb intro till vad du vill prata om.
  • Visa inte irritation genom att vara kort i tonen i skrift. Det kommer sprida dålig stämning som är svår att rätta till långt innan ditt budskap når fram (och det kommer förmodligen inte ens nå fram)

5. Bristen på kontakt med andra

Att jobba på distans gör att kontakten med andra minskar. Du är själv och (små)pratar inte med någon på hela dagen kanske. Det gör att man blir lite knäpp – speciellt om du bor själv.

Tips:

  • Lämna bostaden varje dag och vistas där det finns andra människor. Gå och köp en bulle, gå till mataffären, ta en promenad där det rör sig människor. Träffa folk efter jobbet! Det kan vara påfrestande att träffa någon varje dag – men det är faktiskt möjligt så länge man håller ambitionsnivån nere. En kompisdejt på en halvtimme är alldeles lagom många gånger (och det tycker nog din kompis också)!
  • Jobba tillsammans med en vän eller sitt på ett café eller hotellobby och jobba ibland.

Utmaningar med distansjobb – ledare

Eriks 5 punkter om att leda på distans:

1. Leda enligt värderingar

När man inte befinner sig i samma rum som sitt team är det en utmaning att leda enligt de värderingar man (och organisationen) står för. Det är svårare att hitta inspiration till hur man faktiskt gör i praktiken. Hur skapar man till exempel “högt i tak” på distans?

Tips:

  • Prata med dina anställda! Fråga hur de ser på saken och kom gemensamt fram till hur ni kan agera i enlighet med värderingarna. Att det sker på distans förändrar inte grundläggande delar i ledarskapet – som att prata med varandra. Försök också hitta digitala motsvarigheter till sådant ni annars gör offline, som att sätta upp hur ni firar när något bra eller hur ni går igenom saker tillsammans så alla är med.
  • Justera – eller förstärk – värderingarna. Kanske är det så att tillit blir viktigare när man jobbar mer på distans till exempel? Värderingar ska vara relativt stabila i en organisation, men de måste kunna anpassat efter hur organisationen utvecklas också.

2. Känna av stämningen och känslor

På ett kontor är det lätt att se när det uppstår oro i gruppen, finns missnöje eller om någon verkar må dåligt. Man är van att tolka beteenden som man kan se med blotta ögat. Digitalt blir det svårare – och du måste vara extra vaksam.

Tips:

  • Ta varje kommentar som liknar kritik på allvar. Räkna med att en person som uttrycker kritik har suckat och varit irriterad ganska länge redan. Du missar automatiskt suckarna och det kan du inte göra mycket åt, men då måste du vara snabb när suckarna övergått till kritik istället.
  • Skapa en stämning, så du vet när den ändras. Om all kommunikation är klinisk och professionell, så kommer du få problem med att känna av stämningarna. Skapa en lekfull miljö, eller forum för att vara lekfull, så underlättar du både för dig själv och gör det trevligare för alla.
  • Var en person som man kan öppna upp sig för. Om du bryr dig om vad dina medarbetare har gjort i helgen och är allmänt nyfiken på deras liv – så kommer de berätta för dig när de ligger i skilsmässa och livet är kaos också.

3. Skapa kreativa möten

Jag är ett stort fan av att ha möten där det målas på whiteboarden, man brer ut skisser på ett konferensbord och brainstormar med hela kroppen (nåja..). Men det är ju faktiskt helt omöjligt att göra på distans.

Tips:

  • Boka in fysiska möten där det finns gott om tid att ta igen förlorad brainstorming.
  • Prata på telefon utan att ha en dator framför sig. Ett telefonmöte där man tar en promenad samtidigt kan vara riktigt givande!
  • Prova olika verktyg för kreativitet på distans. Sök inte efter det perfekta verktyget utan var öppen och prova olika saker. Det blir i sig en del av kreativiteten.

4. Teknik

Tekniken blir ibland ett hinder istället för en möjliggörare. Det blir frustrerande när det känns som att du lägger tid på att få uppkopplingen att fungera, ljudet att vara tydligt eller chattgruppen att fungera för rätt personer.

Tips:

  • Försök bli vän med tekniken, eller i alla fall sluta se den som fienden. Saker krånglar lite ibland, men det kanske inte behöver vara så farligt. Och andra kanske har mycket mer förståelse än du tror.
  • Testa saker i förväg. Du vet ju att det krånglar ibland, så starta videokonferensen 10 minuter innan för att få allt att rulla.
  • Försök göra mer själv. Ber du alltid någon om annan om hjälp under devisen “jag är ju inte så bra på det här”, så kommer det inte heller bli bättre. Och det är ditt ansvar att ha koll. Teknik idag är som språk, ekonomi och samhällskunskap – man behöver kunna en del.

5. Regler och regelverk

Det finns extremt lite material som är anpassat för företag som arbetar digitalt. Hur skapar man till exempel en bra arbetsmiljö? Vad säger lagen och framför allt hur ska jag tolka det? Hur har man koll på när personer jobbar och om de jobbar över? Kan ens personal flexa och hur funkar det? Om någon är sjuk eller vabbar, men jobbar på halvfart ändå? Hur vet jag ens att min personal jobbar på halvfart?

Tips:

  • Lita på din personal och ha en öppen dialog.
  • Strunta i klockslag och timmar så gott det går – fokusera på vad som ska göras och när det är rimligt att det är klart istället.
  • Prata om vad som förväntas och om vilka förväntningar som finns – till exempel gällande tillgänglighet, arbetstider etc. Det kan vara extra viktigt om personer befinner sig i olika tidszoner och ska jobba tillsammans.

 

Hoppas att du kunde bli inspirerad av Carolina och Eriks erfarenheter av de utmaningar med distansjobb som de stött på under åren och att det kan göra distansjobbandet lättare för dig.

Leda team på distans

Rådgivande samtal via telefon med en chefsrådgivare