Så skriver du ett riktigt bra personligt brev

Till en början så är det bäst att bara börja skriva utan att ha en tanke på om det är korrekt formulerat eller om det är en bra början. Få ner det du vill säga och ta hjälp av dina stödord. Bortse helt från struktur och finish.

Ibland kan det vara svårt att skriva om man inte vet vem man skriver till. Försök därför att lista ut vem som kommer att läsa ditt personliga brev. Kanske står det redan i annonsen? Kanske kan du titta på företagets hemsida och hitta en HR-chef? Om du får ett ansikte och ett namn på en person känns det ofta mycket lättare. Då kommer du undermedvetet eller medvetet att skriva brevet till honom eller henne. Om du inte hittar den som du tror kommer läsa ditt personliga brev så kan du hitta på en person och föreställa dig att du skriver till den personen istället.

När du har fått ner det du vill säga så har du ett första utkast att jobba vidare ifrån.

Bry dig vid det här laget inte om att det ska vara perfekt, eller ens bra. Räkna med att du ändå kommer slänga det mesta du skriver. Se bara till att det i allt du skriver finns ett något värdefullt innehåll, så ska vi i kommande steg slipa vidare.

Inledningen i ditt personliga brev behöver vara intresseväckande och få läsaren att vilja läsa vidare. En del rekryterare har hundratals ansökningar att gå igenom och lägger snabbt ifrån sig en ansökan som inte verkar vara intressant vid första anblick.

Det är vanligt att man börjar sitt personliga brev genom att upprepa information som man redan lämnat. Till exempel ”Mitt namn är Carolina och jag söker härmed tjänsten som xx eftersom jag finner er organisation intressant”. Det kan tyckas trevligt att presentera sig i inledningen, men det är föga intresseskapande. Det är också dumt att upprepa sig på den lilla ytan man har i en ansökan. Istället kan du inleda ditt brev på något av följande vis:

• “Jag har följt er utveckling de senaste åren och fascinerats av…”
• “Mitt mål sedan skoltiden har varit att specialisera mig inom….”
• “När jag var liten brukade jag sitta under min pappas skrivbord och lyssna på hans telefonsamtal med kunder. Ända sedan dess har jag velat…”

Man kan givetvis fånga en läsares intresse på en mängd olika vis och det finns inga givna svar. Faktum är att om det fanns ett knep att tillta skulle det snabbt tråka ut en van rekryterare när fler lär sig knepet… Försök istället att titta på den text du skrivit och se om det finns någon del som sticker ut och som skulle kunna få läsaren att stanna upp.

Det är viktigt att du avslutar ditt personliga brev på så sätt att det sista läsaren tar med sig efter att ha läst ditt brev är en stark och positiv känsla. Det sista korta stycket i ditt personliga brev bör därför vara sammanfattade med det viktigaste du vill få sagt med ditt brev – ditt huvudargument – och en rad om att du ser fram emot att höra från dem, träffa dem eller liknande. Glöm heller inte att avsluta med en hälsning och ditt namn.

Ett personligt brev blir lätt för långt, men bör inte vara längre än 3-4 stycken á cirka 7 rader och rymmas på en sida. Därför gäller det att vara kort och koncis i sina budskap och formuleringar, för att ändå få fram det du vill förmedla.

När du är klar med ditt personliga brev bör du därför gå tillbaka och se till så att du undviker upprepningar eller långdragna förklaringar. Se till att det blir så kort som möjligt, men att du ändå får fram det du vill ha sagt. Det är svårare än det låter eftersom man gärna vill berätta allt som är till ens fördel för det jobb man söker, men sanningen är att man sällan får någonting hört när man säger för mycket. Du känner säkert igen begreppet “jag ser inte skogen för alla träd som är i vägen”, vilket kan appliceras på en ansökan i allra högsta grad.

Tänk också på att strukturera ditt personliga brev så att det både är lätt att följa med i texten och hänga med i dina argument och resonemang, men också så att det går att navigera i det om man vill backa och läsa om delar av det. Låt varje stycke ha ett huvudargument för att underlätta för läsaren och göra ditt brev tydligt och lättförståeligt.

Hur pass formell du ska vara i tonaliteten beror på det jobb du söker. Ett tips är att hålla sig till samma tonalitet som i platsannonsen och på organisationens hemsida. Ett ansökningsbrev för ett jobb inom en akademisk och strikt organisation bör således ha ett mer formellt språk än om du till exempel söker jobb på en ung startup.