Skriv ett starkt, effektivt och bra personligt brev

GoMonday

I en ansökan är det viktigt att skicka med ett personligt brev som är anpassat för just det jobbet du söker. I brevet motiverar du varför just du är lämpad för jobbet och kommer att göra ett bra jobb, argumenterar för och visar på hur du kan tillföra något till organisationen, varför du vill jobba för just dem och varför de ska välja just dig.

I den här guiden lär du dig vilka delar som är viktiga att ha med i ett personligt brev och hur du lyckas förmedla det du vill i förhållande till det jobb du söker. När du följt alla stegen kommer du ha ett personligt brev som är slagkraftigt och ökar dina chanser att komma till anställningsintervju.

Syftet med brevet

Brevets plats i jobbansökan

Ett personligt brev är det svåraste och viktigaste i en jobbansökan. I takt med att det finns fler och fler sökande till samma jobb, blir personliga brevet viktigare än någonsin. Brevet är det första och i många fall det enda som arbetsgivaren eller rekryteraren läser.

Skillnaderna mellan de personer som söker ett jobb är ofta väldigt små vad gäller den formella kompetensen, det vill säga vilka utbildningar du gått och vilka erfarenheter du har. Det som däremot kan skilja ut dig från andra som söker samma jobb, är till exempel dina personliga egenskaper, dina mål och dina ambitioner. Det är här det personliga brevet kommer in.

Förutom att förtydliga din ansökan så är brevet den del av ansökan som kan visa upp vem du är och addera personlighet. Här finns plats för humor, berättelser och fördjupningar om du så vill.

Brevet hjälper dig att styra förväntningarna och redan på förhand besvara invändningar. Det är din viktigaste möjlighet att lägga fokus på det som du anser gör dig till en unik kandidat. Ju mer energi du lägger på det personliga brevet, desto mer ökar chanserna att du tar dig vidare till anställningsintervju.

Fokus på framtiden

Om ett CV handlar om din historia och vad du hittills gjort som gör att du platsar för jobbet, så är brevet det som pratar om framtiden och vad du kommer kunna bidra med om de anställer dig. Faktum är att ingen får ett jobb tack vare det man gjort tidigare, utan för vad man kommer kunna bidra med. Självklart är det viktigt att prata om vad du tidigare gjort, men det är minst lika viktigt att prata om det du vill göra, kommer att göra och vart du är på väg. Brevet hjälper till att sy ihop din ansökan och tydligare ge en bild av vem du är.

Läs på om jobbet

För att lyckas med en ansökan så måste du ha bra koll på företaget och tjänsten du söker. Det finns många källor att leta information i. Finns det en platsannons så är det förstås en bra plats att börja, men du behöver också besöka organisationens webbplats och leta i andra källor.

Olika grader av krav

När du gör research är det viktigaste att lista ut vad som är krav, vad som är önskemål och vad som är outtalade behov, det vill säga sånt som arbetsgivaren inte själv tänkt på att skriva.

  • Krav

    En del av det som står är formella krav som du måste ha. För att jobba som jurist måste du ha en juristexamen och för att jobba som Art Director måste du kunna programmet InDesign. Andra saker som verkar vara krav kan du i många fall kompensera på andra sätt. För att jobba som marknadsassistent kanske du inte behöver ha en utbildning inom marknadsföring, utan intresse, tidigare erfarenheter och vilja kanske räcker eller till och med är bättre.

  • Önskemål

    Andra delar i annonsen kan vara önskemål om vad du ska kunna eller hur du ska vara. En del av det beskrivs rakt ut och en del kan du läsa mellan raderna, eller lista ut på annat håll. Det kan till exempel vara önskvärt att du redan behärskar de program som används inom organisationen eftersom det skulle göra startsträckan kortare, men det är inte ett krav och de är beredda att lära upp nästa medarbetare på plats.

  • Outtalade behov

    En del saker står inte i platsannonsen, även om de kanske önskar sig det. Det kan till exempel vara så att de har en hög medelålder i organisationen och gärna anställer någon ung, men att de inte vågar skriva det i platsannonsen. Då kan det ändå vara bra att påpeka det i sin ansökan. Andra saker kanske de inte tänkt på är bra att efterfråga – till exempel att man har förståelse för en viss bransch eftersom många av deras kunder är i den branschen eller liknande. Sådant är också bra att poängtera.

Olika typer av krav

Vad ska man då leta efter bland alla krav, önskemål och outtalade behov? Du letar efter ledtrådar till att förstå både organisationen och jobbet så bra som möjligt. Och du letar också efter vad som förväntas av dig, så du kan ta ställning till om det är rätt – och i så fall tydligt förmedla det i din ansökan. Här är några områden du kan börja söka efter information om:

  • Vad du ska veta. En del saker behöver du veta för att kunna utföra jobbet. Du behöver till exempel ha en viss kunskap som kommer med en utbildning, insikter i en bransch, eller kännedom om organisationen eller dess konkurrenter. En del kan du ha läst dig till och en del kan du har lärt dig genom erfarenhet.
  • Vad du ska kunna göra. En del av det som efterfrågas är färdigheter eller förmågor. Du behöver kanske vara bra på att ta emot klienter, fatta beslut eller redigera text.
  • Hur du ska vara. För att du ska platsa in i arbetsgruppen och kulturen på arbetsplatsen behöver du troligen vara på ett visst sätt för att ni ska trivas med varandra. Det brukar också framgå av annonsen och kan vara alltifrån att du bör vara kreativ, till att du bör ha humor.

Sätt dina budskap

Att börja är oftast det allra svåraste när man ska sätta sig ner och skriva brevet.

Det viktigaste när du börjar är att du har klart för dig vilka budskap du vill förmedla och vilket intryck du vill lämna. Därför kan det vara klokt att skriva ner stödord för det som du vill få med, så att det sedan går lite lättare när du väl börjar skriva. Brainstorma, associera, be om input från vänner.

Vi har identifierat tre områden som är avgörande i ett starkt personligt brev. Skriv ner stödord för var och en av dem.

Framhäv potential

Forskning visar att vi människor tenderar att dras till möjligheter och potential. Det är inte för allt fantastiskt du gjort tidigare som du kommer att få ett jobb. Utan för alla nya fantastiska saker du kommer göra. Även om vad vi har gjort är en del i att visa vad vi klarar av, så behöver vi tydligt även kommunicera framtid och potential.

En av framgångsfaktorerna för ett starkt personligt brev är att påvisa potential.

Det är tyvärr vanligt att man skriver att ens mål är att man vill ”få nytta av utbildningen” eller ”användning av tidigare erfarenheter och egenskaper”. Nästan alltid när man skriver så gör man det för att man har sett att andra gör det, det är en klyscha. Men tänk efter, vad säger det din tilltänkta arbetsgivare? Du vill alltså ha jobb bara för att du råkat läsa en viss linje? Eftersom du har vissa egenskaper och erfarenheter är det väl lika bra att du använder dem, trots att du kanske vill syssla med någonting helt annat, eller? Det är tyvärr lite som att säga att du vill köra någons bil bara för att du har körkort – inte särskilt övertygande.

Ett mål är inte att använda kunskap du redan har, det är att lära sig någonting nytt eller uppnå något som du inte har uppnått tidigare: att du har en riktning (ett mål är inte ett mål om du redan har det, inte sant?) Vi testar, vilken av de här två målformuleringarna tror du att din arbetsgivare helst vill se:

  • ”Jag har nu studerat bokföring och vill gärna få användning av de kunskaperna hos er.”
  • ”Jag vill arbeta med bokföring så att jag kan utveckla mina kunskaper mot att arbeta med koncernredovisning och stora kassaflöden.”

Den första formuleringen signalerar stagnation, att man är nöjd och inte särskilt engagerad. Den andra visar på målsättningar, potential och ambition.

Riktning är alltså viktigt, men passion då? Jo, passion kan också vara en viktig del i en målsättning. Det behöver inte vara det, men det är det ofta och är dessutom en attraktiv del av en målsättning ur en arbetsgivares perspektiv. Tänk dig att vi lägger till följande mening till vårt andra alternativ här ovanför:

  • ”Jag har alltid älskat att hantera stora siffror, jag har lätt att hitta avvikelser vilket gör att jag tycker att det är väldigt roligt att arbeta med…”

Din målformulering är inte längre ”jag har rätt utbildning, ge mig ett jobb nu” utan mer ”jag har en riktning och passion för det här som gör att ni kommer att ha nytta av mig”.

Motstå frestelsen att skriva en standardformulering när du skriver ditt personliga brev, utan skriv istället en formulering som har riktning (och helst passion).

Fokusera på arbetsgivaren

Ditt CV beskriver din bakgrund, vad du gjort, vilka utbildningar du gått, vilka jobb du haft. Det handlar om dig. Men ett jobb är en relation mellan två parter; mellan dig och din arbetsgivare.Så på samma sätt som ditt CV har fokus på dig, bör ditt personliga brev ha fokus på arbetsgivaren och matchningen mellan er.

Anpassa alltid din ansökan specifikt efter den arbetsgivare du söker dig till och den tjänst du vill ha. Som arbetsgivare eller rekryterare vill jag veta att du har en anledning att söka dig till just oss! Om jag redan i det personliga brevet märker att du till exempel förstår hur vi skiljer oss från våra konkurrenter – och att det är därför du valt just oss – så kommer jag att vilja träffa dig. Du behöver med andra ord visa varför du söker jobb hos just det här företaget.

Genom att visa att du känner till arbetsplatsen och förstår rollen du söker, visar du att du är engagerad och att du tänkt igenom ditt val. Här gäller det att gå utanför det uppenbara och verkligen visa på djupet att du valt dem av en anledning. Googla organisationen, undersök deras närvaro i sociala medier, ta reda på deras vision eller fråga någon du känner som jobbar där för att skapa en grundlig bild av vilka de är. Visa även på att du förstår rollen genom att beskriva likheter med tidigare roller, de delar du ser mest fram emot eller vilka resultat du ser fram emot att uppnå.

Det finns inga standardformuleringar eller one-size-fits-all-svar som funkar här. Varför just du valt att söka dig till just det här företaget är unikt. Och det är också därför det är så starkt. Här är i alla fall några tips på hur du kan tänka för att komma på vad du ska skriva:

  • När hörde du för första gången talas om det här företaget? Vad var det som fick dig att lägga det på minnet?
  • Har du använt företagets produkter? Vad är det du gillar med produkterna?
  • Har du hört något om företaget från andra? Kanske från vänner som jobbar där?
  • Har du medvetet letat efter intressanta arbetsgivare och hittat just det här företaget? Vilka kriterier utgick du ifrån när du letade? Vad var det som fick dig att fastna för just dem?
  • Har du vid något tillfälle pratat med dina vänner om det här företaget? Vad handlade den diskussionen om?
  • Vilka värderingar står det här företaget för?
  • Vad är det som gör dig intresserad av just den här organisationen?
  • Vad är det som gör dig intresserad av just den här tjänsten?
  • Redovisa resultat och skapa trovärdighet

För att ditt brev ska vara trovärdigt behöver du föra fram att du verkligen har det som rollen kräver. Dels behöver du ge en bild av att du uppfyller de formella kraven för tjänsten. Dels behöver du visa att du kan åstadkomma resultat. Dels behöver du ge trovärdiga beskrivningar av dina personliga egenskaper. Utbildning och erfarenhet är en del av det här, men du måste också berätta vem du är som person i din yrkesroll. Använd dina egenskaper för att beskriva vem du är och vad du kan uppnå tack vare dem. Tänk på att en egenskap inte är samma sak som en färdighet. En egenskap är någonting som du är, inte någonting som du kan.

Genom att knyta resultat till dina egenskaper så skapar du en mer trovärdig bild. Det är dina unika egenskaper som skapat de resultat du tidigare åstadkommit – inte slumpen eller tur. Om du har tydliga, konkreta resultat du uppnått, så ange dem. Se tillbaka på dina tidigare tjänster och ställ dig frågan om det fanns några mål när du började och hur de uppnåddes, eller hur det var annorlunda när du slutade jämfört med när du började. Det behöver inte alltid vara uttalade mål, utan kan också vara i form av till exempel effektivisering, förbättrade relationer med andra avdelningar, en hög arbetsbelastning, goda resultat eller något annat som du är extra stolt över.

Skriv!

Börja någonstans

Till en början så är det bäst att bara börja skriva utan att ha en tanke på om det är korrekt formulerat eller om det är en bra början. Få ner det du vill säga och ta hjälp av dina stödord. Bortse helt från struktur och finish.

Ibland kan det vara svårt att skriva om man inte vet vem man skriver till. Försök därför att lista ut vem som kommer att läsa ditt brev. Kanske står det redan i annonsen? Kanske kan du titta på företagets hemsida och hitta en HR-chef? Om du får ett ansikte och ett namn på en person känns det ofta mycket lättare. Då kommer du undermedvetet eller medvetet att skriva brevet till honom eller henne. Om du inte hittar den som du tror kommer läsa ditt brev så kan du hitta på en person och föreställa dig att du skriver till den personen istället.
När du har fått ner det du vill säga så har du ett första utkast att jobba vidare ifrån.

Bry dig vid det här laget inte om att det ska vara perfekt, eller ens bra. Räkna med att du ändå kommer slänga det mesta du skriver. Se bara till att det i allt du skriver finns ett något värdefullt innehåll, så ska vi i kommande steg slipa vidare.

Skriv inledning

Inledningen i ditt brev behöver vara intresseväckande och få läsaren att vilja läsa vidare. En del rekryterare har hundratals ansökningar att gå igenom och lägger snabbt ifrån sig en ansökan som inte verkar vara intressant vid första anblick.

Det är vanligt att man börjar sitt brev genom att upprepa information som man redan lämnat. TIll exempel ”Mitt namn är Carolina och jag söker härmed tjänsten som xx eftersom jag finner er organisation intressant”. Det kan tyckas trevligt att presentera sig i inledningen, men det är föga intresseskapande. Det är också dumt att upprepa sig på den lilla ytan man har i en ansökan. Istället kan du inleda ditt brev på något av följande vis:

  • “Jag har följt er utveckling de senaste åren och fascinerats av…”
  • “Mitt mål sedan skoltiden har varit att specialisera mig inom….”
  • “När jag var liten brukade jag sitta under min pappas skrivbord och lyssna på hans telefonsamtal med kunder. Ända sedan dess har jag velat…”

Man kan givetvis fånga en läsares intresse på en mängd olika vis och det finns inga givna svar. Faktum är att om det fanns ett knep att tillta skulle det snabbt tråka ut en van rekryterare när fler lär sig knepet… Försök istället att titta på den text du skrivit och se om det finns någon del som sticker ut och som skulle kunna få läsaren att stanna upp.

Skriv avslut

Det är viktigt att du avslutar ditt brev på så sätt att det sista läsaren tar med sig efter att ha läst ditt brev är en stark och positiv känsla. Det sista korta stycket i ditt brev bör därför vara sammanfattade med det viktigaste du vill få sagt med ditt brev – ditt huvudargument – och en rad om att du ser fram emot att höra från dem, träffa dem eller liknande. Glöm heller inte att avsluta med en hälsning och ditt namn.

Strukturera och korta ner

Ett brev blir lätt för långt, men bör inte vara längre än 3-4 stycken á cirka 7 rader och rymmas på en sida. Därför gäller det att vara kort och koncis i sina budskap och formuleringar, för att ändå få fram det du vill förmedla. När du är klar med ditt brev bör du därför gå tillbaka och se till så att du undviker upprepningar eller långdragna förklaringar. Se till att det blir så kort som möjligt, men att du ändå får fram det du vill ha sagt. Det är svårare än det låter eftersom man gärna vill berätta allt som är till ens fördel för det jobb man söker, men sanningen är att man sällan får någonting hört när man säger för mycket. Du känner säkert igen begreppet “jag ser inte skogen för alla träd som är i vägen”, vilket kan appliceras på en ansökan i allra högsta grad.

Tänk också på att strukturera ditt brev så att det både är lätt att följa med i texten och hänga med i dina argument och resonemang, men också så att det går att navigera i det om man vill backa och läsa om delar av det. Låt varje stycke ha ett huvudargument för att underlätta för läsaren och göra ditt brev tydligt och lättförståeligt.

Språk och tonalitet

Hur pass formell du ska vara i tonaliteten beror på det jobb du söker. Ett tips är att hålla sig till samma tonalitet som i platsannonsen och på organisationens hemsida. Ett ansökningsbrev för ett jobb inom en akademisk och strikt organisation bör således ha ett mer formellt språk än om du till exempel söker jobb på en ung startup.

Layout och slutbehandling

Det är viktigt att ditt brev är snyggt, men framförallt tydligt och korrekt.

Checklista

Här kommer några grundregler som är bra att checka av:

  • Låt den löpande texten vara i storlek 11 eller 12
  • Använd ett lättläst typsnitt, till exempel Times New Roman, Arial eller Helvetica
  • Använd enkelt radavstånd
  • Gör tydliga avgränsningar mellan varje stycke, förslagsvis med en tom rad mellan.
  • Använd standardinställningar för marginalerna i över- och underkant samt på sidorna
  • Undvik färger och former om du inte är helt säker på att du får till det grafiskt
  • Ange dina kontaktuppgifter, förslagsvis i sidhuvudet uppe till höger
  • Ange mottagare och eventuell referens som efterfrågas i annonsen

Innehåll framför form

Det är viktigare att sticka ut för innehållet än för formen. Om du inte söker ett jobb där det är viktigt att du har en grafisk talang eller förmåga så kan det vara klokt att inte krångla till det genom att försöka sticka ut med en annorlunda layout. Det enkla är allra oftast det snyggaste.

Matcha med ditt CV

En god idé för att få hela din ansökan att ge ett gott intryck är att matcha det personliga brevet med ditt CV. Genom att använda samma typsnitt och låta detaljer i layouten följa med kan du med enkla medel få din ansökan att se riktigt proffsig ut. Du kan till exempel:

  • Ange dina kontaktuppgifter på samma vis
  • Använda samma typsnitt
  • Använda samma storlek på brödtext och rubriker
  • Låta eventuella grafiska element upprepas

Bild

Lägg gärna in en bild i din ansökan. En bild kan göra ansökan mer personlig och kan göra det lättare för rekryteraren att få en uppfattning av dig som person. Tänk dock på att bilden ska vara anpassad för din ansökan och av bra kvalité för att addera ett positivt värde.

Stavning och grammatik

Oavsett var du söker jobb har stavning och grammatik en stor påverkan på det allmänna intrycket. Se därför till att du inte låter stav- och grammatiska fel slinka med. Meningsbyggnaden ska vara korrekt och språket ska flyta så att läsaren inte stakar sig och behöver läsa om delar för att förstå vad du menar. För att säkerställa att du lyckas med detta finns några knep:

  • Använd rättstavningsprogrammet i din dator för både stavning och grammatik
  • Läs brevet högt för dig själv
  • Lämna brevet när du anser dig klar och läs det igen några timmar senare
  • Be någon annan läsa igenom det

Så kan vi hjälpa dig med ditt personliga brev

Granska ditt personliga brev eller prata med en av våra karriärexperter

c