Samla och säkra dina referenser

GoMonday

Bra referenser och omdömen är bland dina viktigaste verktyg i yrkeslivet. Hur andra ser på dig och vad de berättar om dig kan både säkra att du får de uppdrag du själv söker – och leda vidare till att du får oväntade förfrågningar.

I den här guiden går vi igenom hur du kan jobba med dina referenser och omdömen. Vad är en bra referens och hur kan du använda den? Hur säkerställer du att rätt person säger rätt saker om dig, när du inte själv är där?

Ett av dina viktigaste verktyg

Syftet med referenser är att öka din trovärdighet och bekräfta den bild du själv gett under en rekryteringsprocess. Förutom referenspersoner finns det många andra verktyg för att öka din trovärdighet: Skriftliga omdömen eller testimonials på LinkedIn eller på din egen webbplats; betyg, arbetsprover, tester… I den här guiden fokuserar vi på den klassiska formen: referenser som rekryteraren eller arbetsgivaren ber om i slutet av en process.

Från rekryterarens och arbetsgivarens perspektiv handlar referenser i första hand om att säkerställa att den bild man fått stämmer. I viss mån kan referenstagningen också påverka vilken kandidat som till slut får jobbet, men i praktiken är valet redan gjort innan och referenserna är mest ett sätt att verifiera att allt är bra.

Ditt verktyg lika mycket som rekryterarens

Dina referenser kan stärka bilden av dig och öka ditt värde ytterligare för arbetsgivaren. Se därför dina referenser i första hand som ditt verktyg – och inte bara som något rekryteraren efterfrågar. En riktigt bra referens säljer in dig ännu mer för jobbet, kan presentera information som du själv inte har sagt eller förklara på ett annat sätt. Har du till exempel själv presenterat att du är en nyfiken person som gärna tar egna initiativ, kan referensen ge exempel som bekräftar just den bilden och samtidigt lägga till att din initiativkraft inte alls gör dig otålig eller svår att samarbeta med.

En dålig referens däremot, kan vara det som sänker dig i rekryteringen. Det kan handla om att personen säger något som är direkt dåligt, men ofta handlar det snarare om att den ger en annan bild än den du själv gett. Det skapar osäkerhet hos rekryteraren och kan leda till att jobbet går till någon annan. Du kanske har presenterat dig som en stark kandidat i kraft av din analytiska förmåga, men din referens lyfter fram just analytisk förmåga som en av dina svagheter. Även om samma referens höjer dig till skyarna för din kreativitet och samarbetsförmåga, så blir helhetsbilden inte lika tydlig. Och är det den analytiska förmågan man valt ut dig för fram till nu, så kan referensens utlåtande innebära att du inte går vidare.

Så, referenser är definitivt inte bara några telefonnummer som rekryteraren kräver. De är ett av dina absolut viktigaste verktyg för att säkra just det jobb du vill ha. (Kom ihåg att det också finns andra: Jobba med testimonials, arbetsprover och omdömen).

Så går en referenstagning till

När ska du lämna referenser?

Det vanligaste är att referenser dyker upp sent i rekryteringsprocessen, främst för att inte slösa tid på att ringa referenser till kandidater som man kanske ändå inte tänker anställa.

Från ditt perspektiv är det också bäst att lämna dina referenser så sent som möjligt i processen och bara om rekryteraren ber om det. Du vill inte belasta dina referenser mer än nödvändigt. Vill du lämna något redan tidigare så använd testimonials, det vill säga korta skriftliga omdömen.

Regel nummer 1 när frågan dyker upp, är att inte stressa upp dig. Du måste inte svara direkt med en färdig lista. Ta dig istället några minuter åt att prata om vilka referenser du tänker lämna. Säg till exempel “Jag tänker mig att min förra chef är bra som referens. Och jag jobbade nära Nina, henne kan jag också be. Hon hade samma roll som jag, vad tror ni om att ha henne som referens?” Här kan du alltså föra ett samtal kring vilka referenser som är bäst för just den här rekryteringen, till exempel för en person känner till din expertis bättre inom ett visst område eller för att en person jobbade med dig under just det projekt som mest liknar det du nu kommer att jobba med. Arbetsgivaren har inget syfte att sätta dit dig – när det är en referenstagning vill man bekräfta att inget är fel, men helst vill man att det ska vara bra och att du ska kunna börja. Känner du själv att en viss person som de efterfrågar är en dålig referens, så tar du också upp det och berättar varför (mer om det längre ner).

Efter att ha bollat några personer säger du att du återkommer med namn och telefonnummer senare under dagen eller dagen efter. “Jag ska bara meddela dem att ni ringer, hoppas det är okej? Så skickar jag namn och telefonnummer senare idag”.

Vanliga frågor till en referensperson

En referenstagning kan se helt olika ut från en organisation till en annan. Störst är skillnaden mellan erfarna rekryterare och chefer som kanske inte själva har en utbildning på området. Här är några exempel på frågor som en potentiell arbetsgivare kan ställa till dina referenser:

  • Kan du beskriva hur du känner den här kandidaten och hur länge har ni känt varandra?
  • Hur skulle du uppskatta kandidatens kompetens inom…?
  • Hur jobbar kandidaten under stress?
  • Hur tar kandidaten konstruktiv kritik?
  • Är kandidaten en lagspelare?
  • Tycker du att den här kandidaten är ett bra val för det här jobbet?

I en professionell referenstagning berättar rekryteraren inte direkt vilken organisation eller exakt vilken roll det gäller. Det kan komma fram mer information om rollen under samtalet, men organisationen förblir ibland helt okänd.

Använd dina referenser på ett effektivt sätt

Välj rätt personer

Vilka referenser du väljer att ge är en av de viktigaste faktorerna. Det kan öka eller sänka dina chanser till jobbet. Du behöver oftast bara ange 2-3 referenser, men det kan krävas fler och då är det bra att du har en liten pool av runt 4-6 personer att välja mellan. Dessutom är det viktigt att referenserna är “färska”, det vill säga människor som vet vem du är i dagsläget. Att referera till någon som du praktiserade hos för 16 år sedan och som med stor sannolikhet inte kan säga något om dina kompetenser idag är till exempel en dålig idé. En bra tumregel att följa är att du inte tar med referenser som är mer är 5 år gamla.

Undvik att använda familjemedlemmar eller släktingar. Det är inte alltid en styrka att välja de som du är närmast kompis med heller. Bäst är att till exempel välja någon av dina senaste arbetskollegor, närmaste chef eller uppdragsgivare. Eller personer som du jobbar med i ideella sammanhang. För dig som nyligen gått ut skolan eller inte har så många referenser, funkar det även att ange en lärare, handledare på någon praktik, en mentor eller till och med en annan student som du skrivit en uppsats med.

Överlag bör du helst välja de som har en positiv upplevelse av dig och som också sagt det, gärna inför andra. Och gärna personer som har en förmåga att uttrycka sig även med nyanser.

Gör en referenssäkring

En referenssäkring innebär helt enkelt att du – eller helst en oberoende expert – ringer upp och försäkrar dig om vad dina referenspersoner säger om dig. Det är bara så du kan veta och göra det bästa valet av referenser. Med hjälp av den informationen som kommer fram kan du dessutom få ovärderlig kunskap om hur du uppfattas på arbetet, både kompetensmässigt och i gruppen. Det är information som du sedan har kan ha stor nytta av för att förstå dig själv och bättre presentera dig i framtiden.

Här är några frågeställningar du kan använda för att göra en referenssäkring och ta reda på vilken bild din referens har av dig:

  • Hur skulle du beskriva mina arbetsuppgifter och mitt arbetsområde?
  • Vad upplever du som mina styrkor?
  • Vad upplever du som mina främsta förbättringsområden?
  • Kan du ge exempel på en situation som jag har hanterat bra?
  • Kan du ge exempel på en situation som jag har hanterat mindre bra?
  • Hur upplever du att jag fungerar i samarbete med andra?
  • Skulle du säga att du är en bra referens för mig när jag söker ett jobb som x?

Den sista frågan ska verkligen inte underskattas. Det kan vara svårt att säga rakt ut till dig exakt vad man tycker, men de allra flesta människor vill undvika att vara oärliga så när du ställer frågan får du ändå ofta ett korrekt svar.

Förvarna och förbered dina referenser

Innan du lämnar en referens till en rekryterare bör du alltid först försäkra dig om att de är med på noterna. Det sista du vill är att din potentiella arbetsgivare ringer någon som svarar “Vem då? eller som inte ens vill ta samtalet. Hör av dig till den person du vill skall vara referens och fråga om de är okej och bekväma med att bli kontaktade. “Jag söker jobb nu och vill gärna använda dig som referens.”.

Berätta gärna lite om tjänsten det gäller. Säg vem som kommer att ringa, vad du själv har sagt, vad du tror att de kommer att fråga om och om det är något särskilt du vill att referensen ska trycka på

En referensperson har sällan helt aktuellt för sig allt vad du gjort, så ta dig gärna tid att prata lite mer: “En sak som jag har förstått är viktig för dem är att ha bred kunskap inom digital marknadsföring. Du får ju förstås säga vad du vill, men ta gärna upp att jag jobbade med både projekt x och projekt y, som ju var på väldigt olika områden.” Att påminna om vad du gjort, eller lyfta fram hur du själv presenterat dig, är inte konstigt. Men var finkänslig och lyssna av personens inställning så du inte uppfattas som påflugen eller att du försöker lägga ord i munnen på personen.

Håll kontakten och samla nya referenser

Ring till dina referenser efteråt och fråga hur det har gått och tacka för deras hjälp. Hör även av dig och berätta hur rekryteringen gick, om du fick jobbet eller inte. Nyckeln till goda referenser är att bibehålla en bra kontakt med dem, annars blir det svårare nästa gång du behöver hjälp. Om du inte skulle få jobbet är det även då värdefullt att kunna kontakta dina referenser för att höra vilka frågor som ställdes, för att på så sätt få en uppfattning om situationen.

Oavsett om du är aktiv i en rekryteringsprocess eller inte, är det bra att ta för vana att fråga om en referens när du avslutar en anställning eller ett projekt. Allra bäst är att få ett kort skriflitgt omdöme, till exempel på LinkedIn. På så vis blir det enklare att löpande hålla kontakten.

Hantera dåliga referenser

Vet du att en referens är dålig så undvik att använda den personen. Om du av olika skäl trots allt behöver använda personen, så ta upp utmaningen med rekryteraren. Berätta som det är: “Om du vill ringa Hans så får du självklart hans kontaktuppgifter, men jag vill ändå lyfta fram att eftersom anställningen hos x avslutades väldigt hastigt så tror jag inte att han ger en korrekt bild av mig…”

Om det finns en konflikt bakom, så var uppriktig och berätta som det är. Tänk så här: Du ska berätta på ett sätt som ni båda skulle vara överens om. “Jag tror att vi har väldigt olika syn…”, “Jag slutade ju som sagt efter en period av…”

“Jag har ju inga referenser”

Tänk igenom det en gång till. De allra allra flesta har personer de kan ange som referenser. Det kan vara personer du jobbat med ideellt (bostadsrättsföreningen, idrottsföreningen…), eller lärare, handledare på någon praktik, en mentor eller till och med en student som du skrivit en uppsats med. Undvik att använda familjemedlemmar, släktingar och kompisar – men har du ingenting annat så är det bättre än inget.

Oavsett vilka personer du kommer fram till, så får du sedan ta upp det med rekryteraren och föra en diskussion om det. Säg som det är: Jag har svårt att ta fram referenser för att x, men jag tänker ändå på Anna som tränade fotbollslaget med…”

Skriftliga referenser

Skriftliga rekommendationsbrev förekommer inte alls lika mycket som tidigare. Och trenden går mot att de försvinner helt så småningom. Lämnar du en arbetsgivare som vill ge en skriftlig referens ska du förstås tacka och ta emot. Hjälp gärna till genom att själv lyfta fram vad du gärna vill ha med, eller påminn om uppgifter eller ansvar som du haft och som borde komma med. De allra bästa skriftliga referenserna fokuserar på ansvar du haft, beskriver hur du gjort ditt jobb (till exempel kreativt, noggrant eller med driv), och framförallt: Framhäver resultat du åstadkommit.

Checklista

  • Referenser är ett av dina viktigaste verktyg. De kan stärka bilden du lämnat och höja ditt värde i rekryterarens ögon.
  • När rekryteraren ber om referenser, ta ett kort samtal om vilka referenser som är bäst. Be sedan att få återkomma med namn och telefonnummer senare under dagen.
  • Välj rätt personer. Gör en lista av personer du kan använda som referenser.
  • Gör en referenssäkring där du eller en extern expert ringer referenser och säkerställer att det är en positiv bild.
  • Ring alltid själv upp dina referenser innan du lämnar ut deras kontaktuppgifter. Förbered dem genom att berätta om tjänsten du sökt och din profil i rekryteringen.

Lås upp hela guiden

Fyll i din e-post så låses guiden upp på en gång. Då får du även:


  • Guiden via mail.
  • Möjlighet att när du vill svara på mailet och ställa frågor eller få hjälp av en karriärexpert. Helt gratis.

*Du anmäler i och med detta inte till något nyhetsbrev. Du kommer enbart få ett mail med guiden genom att fylla i din e-post här.

Så kan vi hjälpa dig med dina referenser

Prata med en karriärexpert eller låt oss ringa och kolla upp dina referenser

c