Sök jobb på rätt sätt och spara tid

Nej, det går ju inte riktigt att boka en intervju. Men “ansöka” känns så passivt och som att all makt ligger i någon annans händer. Jämför med en säljare: De ringer inte och “ansöker” om att få ett möte med en ny kund. De ringer för att boka ett möte. Sen är det förstås inte alltid de lyckas. Men det är en viktig skillnad i inställning. När man tänker “ansöka” tar man ofta en för passiv roll och anpassar sig för mycket.

Börjar du tänka “boka” så påminner man sig om att det är en aktiv roll där du behöver vara drivande.

En annan nyckel till att lyckas är att försöka förstå processen “på andra sidan”. Hur går det till att anställa hos den organisation du söker dig till? Genom att förstå det kan du lättare driva processen framåt, lättare förstå varför du ibland behöver vänta och lättare se hur du eventuellt kan “gå förbi kön”.

I många fall, framför allt i större organisationer med professionell HR, kan det se ut så här:

Men det där är rätt teoretiskt. I praktiken kan det förstås se ut nästan hur som helst. Mer och mer av processen automatiseras och det blir allt vanligare att stegen kommer i en annan ordning.

Den där processen gäller dessutom framförallt för synliga jobb. När det kommer till dolda jobb kan det se helt annorlunda ut. Till exempel så här:

Okej, så arbetsgivarens process kan variera och du måste anpassa dig till den. Men hur ska du själv styra processen framåt? Vi föreslår att du ser det så här:

Vi ser gång på gång att när man upprätthåller den grundstrukturen så går det bättre framåt. För varje organisation på din önskelista och varje jobb du är intresserad av kan du följa den här processen. Vare sig det är ett utannonserat jobb eller ett jobb som du får höra talas om i sociala medier eller som en av dina kontakter berättar om.

1. Research. Kan låta tungt, men det är oerhört viktigt. Dels för att du själv ska veta om jobbet är rätt för dig. Dels för att du ge ett bättre intryck när du går vidare. En timmes fokuserad research kan göra att du inser att jobbet är fel och du slipper lägga mer tid på det. Samtidigt kan det vara avgörande för att förstå organisationen och rollen så mycket att du direkt kan ge ett trovärdigt intryck och komma vidare i processen.
2. Inledande kontakt. Här introducerar du dig och tar samtidigt reda på ännu mer information. Du vill helst redan här göra ett avtryck så ditt intresse är tydligt och ditt namn redan lite känt. Den inledande kontakten ger dig samtidigt ytterligare underlag för att spetsa din formella ansökan.
3. Formell ansökan. I vissa fall ber arbetsgivaren inte om en formell ansökan. Och det kan förstås vara helt okej. Men du behöver ändå göra det väldigt tydligt att du är intresserad och vill föra en konkret diskussion. Ibland är ansökan ett svar på en annons. Ibland är det en spontanansökan till en organisation som just nu inte söker någon. Ibland är det en formalisering av en mer informell kontakt ni redan haft.
4. Fortsatt kommunikation.Arbetsgivaren kommer ha sin process. Den kan innefatta intervjuer, tester, arbetsprover, träffar med framtida kollegor, referenstagningar med mera. Från ditt perspektiv är det viktiga här att hålla kommunikationen öppen, försöka ta reda på var deras process är och hur du kan hjälpa dem vidare. Och självklart hela tiden fortsätta stärka bilden av dig själv.

Se till att ha grunderna på plats

Det är inte alltid du behöver ett CV för att få nytt jobb. Ibland räcker det med att du tar dig fram till rätt person och ger ett gott intryck. Men det vet du inte i förväg, så vi rekommenderar ändå att du ser till att ha grunderna på plats. Dyker det upp ett jobb som du verkligen vill ha och där det krävs ett CV så ska det inte vara ett hinder för dig. Att jobba med CV är dessutom också ett sätt att bli tydligare med dig själv och bättre på att beskriva dina erfarenheter och din kompetens.

Ta fram en stark ansökan

När du söker ett jobb så behöver du skicka med ett CV och personligt brev. För vissa typer av kreativt skapande jobb behöver du även skicka med en portfolio. Det är stor skillnad mellan en okej ansökan och en riktigt bra. En okej ansökan hamnar oftast i papperskorgen medan en bra kan öppna dörren in så du kan få komma och presentera dig.

Att göra:

• Grunden till ett CV som du kan justera efter det jobb du söker. Du hittar vår guide om CV här.
• Grunden till ett personligt brev som du kan inspireras av när du skriver nytt för det specifika jobb du söker. Vår guide till personligt brev hittar du här.
• Grunden till en portfolio som du kan justera efter det jobb du söker (för dig med ett kreativt yrke där du behöver visa upp exempel på tidigare jobb). Vi granskar och ger feedback på din portfolio här.

Slipa på dina budskap inför möten och intervjuer

När du har lyckats ta dig till dig till intervjun för det jobb du vill ha så gäller det att vara förberedd. Fokus ligger på att du ska säkerställa att jobbet faktiskt är rätt för dig, och föra fram dina budskap så att de förstår att du är rätt för jobbet. Läs guiden om jobbintervju här.

Att göra:

• 3 argument till varför du ska få jobbet
• 3 frågor att ställa till arbetsgivaren så du vet att jobbet är rätt för dig

Säkra dina referenser

Referenserna lämnar man sent i ett skede under den rekryteringsprocess när arbetsgivaren/rekryteraren frågar efter dem. Dina referenser kan vara det som avgör om du får ett jobb eller inte, så det är klokt att vara förberedd på frågan om referenser och att ha förberett de personer som du vill ska lämna dem. Du hittar vår guide till referenser här.

Att göra:

Ta fram 3 referenser som…

• är beredda på att bli kontaktade
• du vet vad de kommer säga om dig

Research

När ingen tjänst är utlyst har du en stark fördel: Konkurrensen är låg. I samma ögonblick som en tjänst går ut på den öppna marknaden kommer hundratals att söka den. Å andra sidan kan du förstås inte veta om det finns något jobb eller inte.

Nyckeln till att nå fram är att göra bra research om organisationen och vara så riktad som möjligt när du tar vidare kontakt. Läs mer om hur du gör ett researchsamtal här.

Inledande kontakt

När tjänsten inte är utlyst är den inledande kontakten som allra viktigast. Du behöver sätta dig själv på kartan, så att säga. Rätt personer behöver få veta att du finns. Det kan du göra på olika sätt:

• Skriv på LinkedIn eller skicka ett mejl. Berätta mycket kort om dig själv och föreslå ett samtal eller en träff.
• Be någon du känner som har en kontakt hos organisationen, att introducera dig. Det kan vara någon som jobbar där idag eller någon som har jobbat där tidigare. Den du träffar behöver inte nödvändigtvis vara en chef eller någon som rekryterar. Det kan i princip vara vem som helst, som blir ditt första möte och ger dig mer information och kanske i sin tur kan ta dig vidare till rätt person.
• Ring för att skapa en första kontakt och försöka boka ett lite längre möte.
• Var kreativ! Skapa en kampanj för att få ditt namn framför ögonen på rätt person. En person gjorde till exempel annonser på LinkedIn som bara visades för personer i chefsställning hos det företag han ville till. En annan person gjorde annonser som visades för alla personer på företaget, med texten “Känner du Per” (Per var den chef han ville träffa).
• Besök de platser som människor du vill nå befinner sig på. Det kan vara event, konferenser, nätverksträffar. Generellt fungerar det bäst på platser som inte har något med rekrytering att göra. Ju mer naturligt sammanhang, desto bättre. Var brukar chefen och dina framtida kollegor gå på afterwork?

När du får kontakt, var genuint nyfiken. Ställ frågor, var intresserad, visa att du är insatt.

Formell ansökan

En formell ansökan när du inte riktigt vet om det finns ett jobb eller inte, brukar kallas för en spontanansökan. Den skiljer sig inte så jättemycket från en ansökan till ett utannonserat jobb. Men en sak är viktigare än någonsin: Var extremt tydlig med varför du söker dig till just dem. Det behöver du alltid göra, i alla ansökningar, men i en spontanansökan är det ännu mer avgörande.

Vi har skrivit mer om spontanansökan här.

Fortsatt kommunikation

Ta tillfället i akt. När inget jobb är utlyst betyder det att arbetsgivaren inte är överöst av sökande. Kanske är det bara du som hört av dig på ett tag. Det betyder förstås inte att dörren står på vid gavel, i många fall blir du hänvisad till HR eller till att följa dem på webben eller andra kanaler. Men försök föra fram ditt budskap. Var finkänslig, men ändå inte rädd för att fråga om du kan komma på besök, om ni kan ta en fika, eller om hur det ser ut längre fram. Fråga när det kan vara aktuellt med att ta in någon med din kompetens. Och när du i så fall ska höra av dig igen, eller vad du kan göra för att hjälpa dem i processen.

Research

Tog arbetsgivaren kontakt med dig, hittade ni varandra på ett event eller via sociala medier, så har ni redan haft en dialog och då vet du förmodligen en del om organisationen och vilka möjligheter som kan finnas där. Det ska du förstås använda! Samtidigt är det viktigt att du tar det längre och ägnar lite tid åt att mer systematiskt ta reda på mer information. Allt det du hört under mer informella samtal behöver du bekräfta och fördjupa. Den där tjänsten ni pratat om, jobbar andra med det idag? De där utmaningarna som du hörde talas om, vad är det egentligen de innebär? Och den positiva bilden du fick, stämmer den med verkligheten?

Inledande kontakt

Ni har redan haft kontakt. Men nu handlar det om att börja konkretisera. Det ni pratade om lite löst på Facebook eller vid en fika, vad kan det innebära i praktiken? Ring, skriv eller ses för att börja göra det lösa snacket mer handfast. Det som lät så bra, var det bara snack eller är dem verkligen intresserade av att gå vidare? Är du?

Formell ansökan

Det är inte alltid du behöver göra en formell ansökan. Det kan på ett sätt vara skönt. Men för din egen skull är det ändå viktigt att ta processen vidare till formella frågor. Förr eller senare kommer ett beslut att behöva fattas och kommer ni inte till en konkret ansökan är det också lätt hänt att det aldrig blir något konkret erbjudande. Kom ihåg: Du måste ta processen vidare.

Fortsatt kommunikation

När ni väl börjat konkretisera en tjänst är det viktigt att dialogen fortsätter. Hade ni det trevligt när ni sågs första gången på en fika eller på en lunch? Se då till att det inte dör nu när ni börjat bli mer konkreta och formella. Fortsätt föra en dialog, fortsätt vara nyfiken och engagerad.

Research

När du söker ett utannonserat jobb har du förstås en grund att stå på i din research: Annonsen. Vi har skrivit en artikel om hur du tolkar platsannonser. Använd den som utgångspunkt.

Inledande kontakt

De tjänster som annonseras ut är de som får allra flest sökande. Hur många som söker beror förstås på tjänsten, men för många tjänster är det vanligt med hundratals sökande. Det gör förstås att rekryterare gärna är lite restriktiva med kontakt. Deras intresse är att dra ner på kontakten, dels för att inte få för mycket att göra, dels för att de vill göra ett korrekt urval, dels för att de vill att det ska vara rättvist och därför inte vill lämna ut information bara till vissa sökande. Den inledande kontakten kan därför vara lite svårare.

Ditt intresse är ändå att etablera kontakt. Försök att få till ett samtal. Be gärna om förtydliganden kring tjänsten, men var specifik och ställ relevanta frågor. Undvik frågor som du borde ha svaren på själv.

Formell ansökan

Eftersom utannonserade tjänster är de tjänster där det finns allra högst konkurrens, är det viktigare än någonsin att spetsar till din ansökan. 

En normal rekryteringsprocess kan ha 100 sökande varav 3 väljs ut till intervju. Du behöver bli en av de 3. Och för att nå dit behöver du slå ut 97 andra på vägen. De allra flesta sökande till tjänsten kommer dessutom att vara rätt lika varandra. De kommer att ha ungefär likvärdig utbildning, de kommer att ha jobbat ungefär lika länge med ungefär samma saker. Helt enkelt för att det står i annonsen och de flesta gör som det står.

Fundera på vilken position du vill ta med din ansökan. Är det din erfarenhet som ska sticka ut och vara bättre än konkurrenternas? Är det en specifik erfarenhet? Är det en kombination av erfarenheter, som du tror att de andra saknar? Är det din personlighet som gör dig till den bästa kandidaten?

Fortsatt kommunikation

Precis som med den inledande kontakten kan den fortsatta kommunikationen vara utmanande för att arbetsgivaren försöker begränsa den. Tänk dig själv: 100 sökande, som alla hör av sig. Det enda rimliga sättet att hantera det är att vara restriktiv i kommunikationen och informationen man lämnar ut. Och även här kan det finnas formella hinder – eftersom beslut inte är fattade än kanske man inte får lämna ut något som kan uppfattas som positivt eller negativt. Man måste vara neutral.

Men icke desto mindre behöver du försöka följa upp och föra processen framåt.

Research

Om en rekryterare sköter tillsättningen av tjänsten åt arbetsgivaren, men du vet vem arbetsgivaren är, så är researchen densamma som om du skulle söka direkt till arbetsgivaren. Om det däremot är okänt vem arbetsgivaren är kan det bli svårare. För att verkligen göra det bästa av din egen process, behöver du ha så bra koll som möjligt.

Du får vara detektiv en stund. Till att börja med går det alltid bra att ringa och prata med rekryteringsföretaget. I många fall kan de lämna namnet på sin uppdragsgivare på telefon, eller i alla fall ge några ledtrådar. Ledtrådar kan vara bransch, storlek, hur stor avdelningen är, var kontoret man ska jobba på ligger. Det finns mängder frågor du kan ställa för att luska lite. Ibland ger det sig och du förstår precis vilken organisation det gäller.

Får du mycket begränsad information så får du utgå från vad du vet. Du kanske förstår att det är en bank, men inte vilken. Då får du göra din research lite bredare: Hur är det att jobba på bank? Vad skiljer storbankerna åt? Vart är branschen på väg?

Inledande kontakt

Den inledande kontakten när det är en tjänst som sköts av rekryteringsföretag blir normalt genom ansvarig rekryterare. Fördelen med det är det (oftast) är professionella och tar sig tid att svara, i alla fall om du ger ett seriöst intryck. Nackdelen är att de ytterst sett inte är beslutsfattande. De kommer att föreslå en kandidat, men de kommer inte att fatta det slutliga beslutet. Så helst vill du försöka få en inledande kontakt direkt med organisationen som anställer. Det behöver inte vara en chef – kan du träffa eller prata med någon som jobbar där men i en helt annan roll så kommer det ändå vara givande och ge dig enorm insikt i vad du kan trycka på i din ansökan.

Formell ansökan

Det kluriga här är att du egentligen har två mottagare i din ansökan. Du behöver skriva den både för rekryteraren och för arbetsgivaren. Samma sak, kan tyckas. Men inte riktigt. Rekryterare har ofta garantier till sin uppdragsgivare och de får betalt bara när de hittat en person som anställs. Därför behöver du hjälpa dem att känna sig lite extra trygga. Den kravlista de sitter med kommer att vara avgörande för vem som går vidare.

Och så utmaningen med att du kanske inte ens vet vem arbetsgivaren är. Om vi tar exemplet igen där du bara vet att det är en stor bank. Då kan du fokusera på att beskriva varför du vill jobba på storbank och vad som tilltalar dig i den här tjänsten. Använd det du vet om hur det generellt är på storbankerna, vad de värdesätter och vilka som jobbar där idag.

Tänk så här: Rekryterare vill presentera starka kandidater till sin uppdragsgivare. Hur kan du hjälpa dem göra det?

Fortsatt kommunikation

Rekryteringsföretag har ofta sin bestämda process för hur saker ska gå till. De kan i många fall vara tveksamma inför att lämna ut information under processens gång. Samtidigt har de ett intresse av att hålla dig kvar – hoppar du av så har de lagt ner jobb i onödan. Så håll dialogen aktiv, fortsätt att höra av dig och komplettera bilden av dig själv. Även med rekryteringsföretag behöver du själv föra processen framåt.